Politique de confidentialité pour le Service Orion

Cette charte énonce les conditions dans lesquelles nous sommes amenés à recueillir, dans le cadre de l’exécution du contrat conclu entre ESII et le client, et éventuellement utiliser des informations vous concernant.

• Identité et coordonnées du responsable du traitement : Michael Schlicht le délégué à la protection des données
• Finalités du traitement : ce traitement opéré par ESII, éditeur de solution de gestion d’accueil vise à améliorer la qualité de nos services et la détection de documents insincères ou falsifiés.
• Ce traitement s’effectue dans le cadre légal en vigueur à la date de mise à jour de la présente charte.
• Informations en cause : il s’agit des renseignements donnés via le Service Orion : Lorsque vous créez votre compte, vous saisissez des informations personnelles. Ces informations sont stockées par notre hébergeur et nous pouvons également utiliser votre adresse électronique pour communiquer avec vous sur nos services.
• Durée de conservation : la conservation des informations personnelles ne peut excéder 12 mois. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à l’utilisation de nos services sont effacées chaque jour. En revanche des données anonymisées sont conservées à des fins statistiques afin d’améliorer la qualité du service. Cette durée est fixée à 12 mois avec la possibilité de réduire ou d’augmenter ce temps en fonction des clients.
• Cookies : lorsque vous accédez au Service Orion, nous pouvons déposer un ou plusieurs cookies sur votre ordinateur ou autre appareil. Nous utilisons des cookies pour améliorer la qualité de nos Services, y compris pour stocker les préférences des utilisateurs, les tendances suivies de l’utilisateur, et d’autres informations utiles.
• Données relatives à l’appareil utilisé : Lorsque vous accédez aux Services via un navigateur ou un autre client, nos serveurs enregistrent automatiquement certaines informations. Il peut s’agir d’un identifiant unique de l’appareil, d’informations relatives au réseau mobile, le modèle, la version du système d’exploitation.
• Données de géolocalisation : Lorsque vous accédez aux Services nous sommes susceptibles de vous localiser si cette fonction est activée sur votre mobile ou votre tablette. Vous avez la faculté de désactiver cette fonction.
• Contenu ou informations client : lorsque vous téléchargez du contenu ou de l’information (notamment photos, Pièces jointes, documents administratifs ou saisies d’informations dans les formulaires des Services), nous pouvons conserver ces communications afin de traiter vos demandes, y répondre et améliorer nos prestations ou développer de nouveaux services.
• Territoire : Notre hébergeur localise le stockage et le traitement des informations sur des serveurs en France ou au sein de l’Union Européenne.
• Choix : la plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les cookies, mais vous pouvez réinitialiser votre navigateur pour refuser tous les cookies ou pour vous indiquer quand un cookie est envoyé. Cependant, certaines fonctionnalités et services peuvent ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivés.
• Partage d’informations : ESII ne partagera pas les informations personnelles avec d’autres sociétés ou personnes, sauf à nos filiales.
• Sécurité de l’information : ESII, tenant ses compétences, met en place des mesures de sécurité appropriées pour nous protéger contre tout accès non autorisé ou modifi cation non autorisée, divulgation ou destruction des données. Nos services sont cryptés à l’aide de la technologie SHA-2. Le stockage des données est systématiquement crypté. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux employés de chaque compte utilisateur qui ont besoin d’accéder à ces informations afin de les traiter en notre nom et de notre support technique pour résoudre les problématiques liés à chaque utilisateur. Ces personnes sont liées par les obligations de confidentialité et peuvent être soumises à la discipline, y compris le licenciement si elles ne satisfont pas à ces obligations.
• Droits du client : Lorsque vous utilisez Orion, nous vous donnons accès, conformément à la Loi Informatique et Libertés, à vos renseignements personnels afin de pouvoir mettre à jour ou corriger ces données si elles sont inexactes ou de les effacer à votre demande, et vous bénéficiez d’un droit d’interrogation et d’opposition. Vous bénéficiez également à compter du 30.04.2018 d’un droit à la portabilité. Nous pouvons refuser de traiter : les demandes qui sont déraisonnablement répétitives ou systématiques, nécessitant un effort technique disproportionné, les demandes compromettant la confidentialité des autres, ou qui seraient difficilement réalisables (par exemple, les demandes concernant des informations sur des bandes de sauvegarde), ou pour lesquelles l’accès n’est pas nécessaire. Dans tous les cas où nous fournissons des accès à l’information et à la correction, nous effectuons ce service gratuitement, sauf si cela nécessite un effort disproportionné. En raison de la façon dont nous maintenons certains services, après la suppression de vos informations, des copies résiduelles peuvent prendre un certain temps avant qu’elles ne soient supprimées de nos serveurs actifs et peuvent rester dans nos systèmes de sauvegarde.
• Conformité : elle est revue régulièrement notamment au vu des modifications légales applicables, et fait l’objet de mises à jour. Lorsque nous recevons des plaintes formelles écrites, il est de notre politique de contacter l’utilisateur se plaignant au sujet de ses préoccupations. Concernant votre droit de déposer plainte auprès de l’Autorité concernée, nous coopérons avec les autorités réglementaires appropriées, y compris les autorités locales de protection des données (telles que, mais non limité à la CNIL française), pour résoudre tout litige relatif au transfert des données personnelles qui ne peuvent pas être résolues directement par ESII.
• Utilisation des données : Nous ne traitons que les données nécessaires aux bons fonctionnements de notre service. Les données personnelles qui sont recueillies permettent de contacter l’usager afin de garantir et d’assurer le traitement de vos demandes. Par exemple, nous utilisons les informations comme le mail ou le numéro de téléphone afin d’envoyer les rappels nécessaires lors de la prise d’un rendez-vous en ligne et d’envoyer les informations pratiques par mails afin de faciliter la mise en relation avec le service requis.
  
  Pendant cette période, nous mettons en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés. L’accès à vos données personnelles est strictement limité à nos techniciens hotlineurs qui sont soumis à une obligation de confidentialité.
  
  En dehors des cas énoncés ci-dessus, nous nous engageons à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers à vos données sans votre consentement préalable, à moins d’y être contraints en raison d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude ou l’abus, exercice des droits de la défense, etc.)
  
  Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable dès le 25 mai 2018), vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant. Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant notre support technique.
  
  Nous laissons accessibles les versions antérieures datées de la présente Charte de Confidentialité que vous pourrez consulter.